Metoda analize dokumentacije

Veliko podatkov in informacij, ki jih potrebujemo v procesih presojanja kakovosti, v izobraževalnih organizacijah že imamo. To so podatki in informacije, ki jih zbiramo v različnih bazah podatkov, zapisih, dokumentih.

Metoda analize dokumentacije nam omogoči, da tovrstne baze podatkov in dokumente identificiramo ter jih sistematično analiziramo in prikažemo.
 

V primeru samoevalvacije nam lahko vpogled v dokumentacijo pomaga »prebrati« in razumeti dogajanje v izobraževalni organizaciji. Pisna besedila, vizualna dokumentacija in drugi podobni viri lahko rabijo kot dokaz, da se je neki dogodek res zgodil. Podatki, ki jih potrebujemo v evalvaciji, nam morda ne bodo dosegljivi v nobeni drugi obliki. Dokumentacija nam lahko pomaga, da dobimo vpogled v dogodke in procese, ki jih ne moremo opazovati (ker so se na primer že zgodili, ali ker se dogajajo v zasebnosti).

Prednosti:

• Veliko dokumentov je lahko dostopnih, so brezplačni, vsebujejo informacije, za katere bi evalvator porabil veliko časa in denarja, da bi do njih prišel drugače.
• Podatki iz dokumentacije nam pomagajo verificirati postavljene hipoteze in prispevajo nove, ponujajo zgodovinsko razumevanje, zaznajo spremembe in razvoj itn.
• Za razliko od intervjujev in opazovanj evalvatorjeva navzočnost ne vpliva na tisto, kar je bilo proučevano.

Pomanjkljivosti/ovire:

• Večina dokumentacije ni bila oblikovana za evalvacijske namene, zato so tovrstni viri podatkov lahko nepopolni.
• Podatki so velikokrat prikazani v obliki, ki ni neposredno uporabna in je včasih težko razumljiva.
• Težave se velikokrat pojavljajo tudi pri ugotavljanju avtentičnosti dokumentacije.

Čeprav pri tej metodi nimamo sogovornika, je nujno, da si pred izpeljavo te metode pripravimo nabor vprašanj in ček listo, ki nas vodi pri izpeljavi metode.

Ko zberemo dokumentacijo, ki jo bomo analizirali, se praviloma znajdemo pred kupom papirja, ki ni bil pripravljen za samoevalvacijo, pač pa so to na primer zapisniki sestankov, redovalnice, učbeniki itn. Vedeti moramo, kaj iščemo v tem kupu papirja – tisto, kar nam bo pomagalo pri iskanju odgovorov o kakovosti določenega pojava.