Umeščenost notranjih procesov kakovosti v temeljne strateške dokumente organizacije

  2. PODROČJE: Umeščenost sistema kakovosti v dejavnost izobraževalne organizacije
  3. Umeščenost notranjih procesov kakovosti v temeljne strateške dokumente organizacije

Namen

Kakovostna rast izobraževalne organizacije se ne zgodi slučajno, pač pa je rezultat zavestne odločitve organizacije in vsakega posameznika v njej, da nenehno vlaga v svoje znanje in razvoj, se uči iz izkušenj in zgledovanja z drugimi, ob tem pa na načrten in sistematičen način spremlja doseženo kakovost različnih procesov ter njihovih rezultatov in na tej podlagi načrtuje nadaljnji razvoj. Če je zavzetost za kakovostno delo del rednega načrtovanja, uresničevanja in vrednotenja v izobraževalni organizaciji in ima zato le-ta uvedenih več različnih postopkov in ukrepov, lahko govorimo o izgradnji notranjega sistema kakovosti in o umeščenosti tega sistema v dejavnost izobraževalne organizacije.

Pomemben kazalnik tega, ali so aktivnosti, ki so namenjene vpogledu v lastno kakovost in njen razvoj, sestavina rednega in načrtnega dela izobraževalne organizacije, je njihova umeščenost v temeljne strateške dokumente organizacije (dolgoročne, srednjeročne in kratkoročne).

S tem ko vodstvo izobraževalne organizacije načrtno delo za razvoj kakovosti uvrsti v temeljne strateške dokumente, udeležencem izobraževanja, zaposlenim, financerjem in zunanjim partnerjem daje pomembno sporočilo, da je to izobraževalna organizacija, ki načrtno skrbi za kakovost svoje dejavnosti. S tem sporoča, da uvršča skrb za kakovost med svoje strateške prednostne naloge.

Priporočamo, da izobraževalna organizacija svojo načrtnost pri delu za razvoj kakovosti izkazuje vsaj z vsebinskimi zapisi v:
  • razvojnemu programu izobraževalne organizacije oz. njemu podobnih srednjeročnih ali dolgoročnih dokumentih,
  • letnemu načrtu dela oz. njemu podobnih letnih strateških dokumentih,
  • letnemu poročilu o delu oz. njemu podobnih letnih strateških dokumentih.
Ker vse te dokumente sprejema svet zavoda kot najpomembnejše dokumente, ki usmerjajo delo in ravnanje izobraževalne organizacije, je na ta način še jasneje izkazana odgovornost organizacije za kakovostno delo.
 

Opis

V tem sklopu navajamo nekatera priporočila o vsebinah, ki naj jih zajemajo:
  • razvojni program izobraževalne organizacije oz. njemu podobni srednjeročni ali dolgoročni dokumenti,
  • letni načrt dela oz. njemu podobni letni strateški dokumenti,
  • letno poročilo o delu oz. njemu podobni letni strateški dokumenti.

Priporočila za pripravo besedil v vseh navedenih dokumentih

Vsi dolgoročnejši ali letni dokumenti naj vprašanja kakovosti obravnavajo:
  • čim bolj konkretno, če je le mogoče tudi tako, da je sledljiva uresničitev začrtanih ciljev,
  • tako, da je razvidno, da so dokumenti med seboj vsebinsko povezani (v poročilih npr. obravnavamo tisto, kar je bilo zapisano v načrtih, letni načrt odraža cilje, zapisane v strateških dokumentih ipd.),
  • z upoštevanjem, da ima organizacija še druge dokumente, ki obravnavajo kakovost, zaradi česar v njih ne ponavljamo tam zapisanega, hkrati pa vsebinsko izkazujemo tudi povezanost na te dokumente oz. se nanje sklicujemo (npr. ne ponavljamo tistega, kar je zapisanega v Listini ali Izjavi o kakovosti ipd.), Zato tudi predlagamo, da v letnem načrtu dela v poglavju o kakovosti objavite povzetek, ki ga že prej pripravite v podrobnejšem Letnem načrtu kakovosti, v letnem poročilu o delu pa povzetek Letnega poročila o kakovosti, kar vam priporočamo tudi v besedilu kazalnika Letni načrt kakovosti in Letno poročilo o kakovosti. Če boste te povzetke pripravljali v skladu ali vsebinsko podobno z našimi priporočili, ta besedila povsem zadoščajo kot posebno poglavje letnega delovnega načrta ali poročila organizacije.
Besedilo o kakovosti v razvojnemu programu izobraževalne organizacije oz. njemu podobnih srednjeročnih ali dolgoročnih dokumentih naj bo samostojno poglavje razvojnega programa in vsebuje vsaj:
  • srednjeročne/dolgoročne cilje na področju kakovosti, ki jih želi dosegati, izhajajoč iz vizije in poslanstva izobraževalne organizacije,
  • kjer je mogoče, za načrtovane srednjeročne/dolgoročen cilje opredeli indikatorje (kazalnike), s katerimi bo na koncu obravnavanega obdobja mogoče presojati, ali je dosegla začrtane cilje,
  • temeljne ukrepe, ki jih bo organizacija uvajala oz. krepila, da bi dosegla zastavljene dolgoročne cilje na področju kakovosti.
Besedilo o kakovosti v letnemu načrtu dela oz. njemu podobnih letnih strateških dokumentih naj bo samostojno poglavje in vsebuje vsaj:
  • temeljne, a konkretne cilje, ki jih na področju kakovosti v obravnavanem obdobju izobraževalna organizacija želi doseči,
  • dejavnosti/aktivnosti, ki jih bo na področju kakovosti izpeljala v obravnavanem časovnem obdobju za dosego zastavljenih ciljev, pri čemer opredeli posebej dejavnosti, ki sodijo med redno spremljanje kakovosti in posebej dejavnosti v okviru načrtovane poglobljene samoevalvacije ali drugih metod presojanja in razvijanja kakovosti, v kolikor se bodo izvajale,
  • roke za izpeljavo načrtovanih aktivnosti,
  • odgovorne nosilce za izpeljavo načrtovanih aktivnosti.
V kolikor boste po priporočilih iz kazalnika Letni načrt kakovosti in Letno poročilo o kakovosti s temi sestavinami pripravili že povzetek v besedilu Letni načrt kakovosti, ga lahko v celoti objavite kot poglavje o kakovosti v letnem načrtu dela organizacije in ni potrebno ničesar dodajati.
Besedilo o kakovosti v letnemu poročilu o delu oz. njemu podobnih letnih strateških dokumentih naj bo samostojno poglavje in vsebuje vsaj:
  • kratko oceno doseganja temeljnih ciljev, ki jih je izobraževalna organizacija načrtovala na področju kakovosti v obravnavanem obdobju,
  • kratek opis dejavnosti/aktivnosti, ki jih je izobraževalna organizacija izpeljala v obravnavanem časovnem obdobju na področju kakovosti, pa tudi tistih, ki niso bile načrtovane, a jih je opravila. Opravljeno delo naj predstavi tako, da bo razvidno, kaj sodi med redno spremljanje kakovosti in kaj v okvir poglobljene samoevalvacije ali drugih metod presojanja in razvijanja kakovosti, v kolikor so se izvajale.
V kolikor boste po priporočilih iz kazalnika Letni načrt kakovosti in Letno poročilo o kakovosti s temi sestavinami pripravili že povzetek v besedilu Letno poročilo o kakovosti, ga lahko v celoti objavite kot poglavje o kakovosti v letnem poročilu o delu organizacije in ni potrebno ničesar dodajati.

Proces oblikovanja

Priporočamo, da vsebina poglavja o kakovosti v razvojnih strateških dokumentih, v letnemu delovnem načrtu ali njemu podobnih dokumentih in letnemu poročilu o delu ali njemu podobnih dokumentih nastane v sodelovanju med vodstvom izobraževalne organizacije in sodelavci, nosilci procesov presojanja in razvijanja kakovosti. To so lahko vodja in člani komisije za kakovost, svetovalec za kakovost ter strokovni sodelavci za posamezna vsebinska področja.

Zlasti pri nastajanju srednjeročnih/ali dolgoročnih strateških dokumentov v zvezi s kakovostjo priporočamo, da organizacija pred oblikovanjem besedila pripravi analizo razvoja v zadnjih letih z vidika temeljnih dejavnikov, ki vplivajo na doseženo kakovost, npr. vlaganje v znanje zaposlenih, primernost izobraževalnih programov/dejavnosti z vidika izobraževalnih potreb okolja in strok, gibanje vpisa, zaznave o kakovosti procesa izobraževanja, doseganje učnih rezultatov in učinkov ipd. Razen sistematične analize teh dejavnikov je mogoče v ta namen uporabiti tudi druge metode, kot so npr. izpeljava metode SWOT, vodenje evalvacijskih pogovorov s sodelavci, zbiranje mnenj ipd.

Za vse dokumente priporočamo, da jih pred njihovim dokončnim sprejetjem na svetu organizacije obravnavate v kolektivu, pri čemer je pomembno, da k takim razpravam pritegnete ne zgolj strokovno osebje, pač pa tudi zaposleno in zunanjo učno osebje, saj so le-ti pomembni, včasih celo odločujoči dejavnik uresničevanja načrtov v zvezi z razvojem kakovosti in hkrati tisti, ki lahko pomagajo ovrednotiti dosežene rezultate.
 


 

Slika: Priprava poglavja o kakovosti v letnem delovnem načrtu in letnem poročilu o delu je skupno delo.
 

Zbirka pripomočkov

Vsebino poglavij o kakovosti v razvojnih strateških dokumentih, v letnemu delovnemu načrtu ali njemu podobnih dokumentih in letnemu poročilu o delu ali njemu podobnih dokumentih lahko pripravite povsem po vaši želji in glede na potrebe ter razmere, ki veljajo v vaši organizaciji. Kljub temu pa smo vam v pomoč pripravili nekaj vodil, za katera pa vam priporočamo, da jih uporabljate smiselno in le kot primere, ne pa kot (obvezne) modele, ki jih boste uporabljali brez kritične presoje, kaj je najbolje za vašo organizacijo.

Vodila so pripravljena tako, da jih lahko prenesete na vaš računalnik ter jih dopolnite in/ali preoblikujete po vaših potrebah.
 

Gradiva:

Primeri dobre prakse

Na Andragoškem centru Slovenije smo pripravili nekaj primerov zapisov v zvezi s kakovostjo v srednjeročnih/dolgoročnih oz. kratkoročnih strateških dokumentih organizacije. Primeri so usklajeni s priporočili in prirejeni po dejanskih zapisih ene ali več organizacij, ki so sodelovale pri projektu POKI. Primeri naj vam bodo v pomoč pri oblikovanju vaših dokumentov, seveda pa jih boste oblikovali v skladu z vašimi možnostmi, potrebami in željami.

 
Primer poglavja o kakovosti v Letnem delovnem načrtu Ljudske univerze Velenje.