Za premislek o tem, kako bomo naše dobro delo ohranjali in kje je treba vpeljati izboljšave v naše ravnanje, je pomembno, da ga opravimo načrtno in sistematično. Načrtno delo pri vpeljevanju novosti nam pomaga, da se zamisel o tem, kako bi lahko izboljšali kakovost našega dela, tudi zares uresniči.
Pri tem nam lahko pomaga instrument, ki smo ga poimenovali akcijski načrt za razvoj kakovosti.
Akcijski načrt za razvoj kakovosti je načrt ohranjanja dobrega ravnanja in vpeljevanja sprememb v ravnanje izobraževalne organizacije in delo zaposlenih, zato da bi uresničevali svoje poslanstvo in dosegali zastavljeno vizijo.
Je orodje/instrument za načrtovanje razvoja kakovosti, ki na podlagi opredeljenih standardov kakovosti in ugotovitev samoevalvacije opredeljuje aktivnosti za razvoj kakovosti, naloge in roke.
Slika: Z različnimi aktivnostmi za ohranjanje in razvoj kakovosti podpremo uresničevanje vizije.
Opis
Pri načrtovanju akcijskega načrta za razvoj kakovosti premislimo o naslednjem:
katere so ugotovljene pomanjkljivosti, zaznane težave, razvojne priložnosti, ki nakazujejo potrebo po vpeljevanju izboljšav ali razvojnem delu na obravnavanem področju;
kaj bi kazalo vpeljati, narediti za razvoj kakovosti;
kdo bo skrbel za izpeljavo akcij, kdo bo pri tem sodeloval;
v kakšnih rokih je treba dokončati zastavljene akcije;
kako bomo spremljali in vrednotili izpeljavo začrtanih akcij.
Slika: Akcijski načrt za razvoj kakovosti
Proces oblikovanja
V nadaljevanju navajamo nekatera priporočila, ki so lahko v pomoč pri premislekih in načrtovanju posameznih prvin akcijskega načrta.
Preden se lotimo načrtovanja aktivnosti, moramo dobro premisliti, kaj bi bilo treba razvijati v prihodnje, kaj je smiselno in mogoče razvijati.
Pri načrtovanju izboljšav kakovosti izhajamo iz izsledkov, ki smo jih dobili v procesu poglobljene samoevalvacije, lahko pa tudi rednih spremljav kakovosti, ki jih izvajamo v izobraževalni organizaciji.
Upoštevamo pa tudi druge podatke, informacije, ugotovitve, ki kažejo na to, da moramo v delovanju organizacije nekaj spremeniti, izboljšati, na primer:
vizija kakovosti in standarde kakovosti, ki ste si jih zastavili v organizaciji;
pogosti problemi, s katerimi se srečujete v kolektivu, pri delu z udeleženci, na svetu izobraževalne organizacije itn.);
ugotovitve inšpekcije ali drugih zunanjih presojanj;
dosežki konkurence na obravnavanih področjih;
izsledki strokovnih pogovorov v kolektivu, na aktivih, z zunanjimi strokovnjaki, s partnerji ipd.;
strokovno literaturo z obravnavanega področja, ki kaže smeri razvoja, dosežke, daje usmeritve ipd.;
državne in mednarodne standarde kakovosti idr.
Načrtovanje aktivnosti, akcije
Ko smo jasno in natančno opredelili, kaj je tisto, kar delamo dobro, kateri pa so tisti vidiki našega dela, v katerih se kažejo pomanjkljivosti ali razvojni »zaostanki«, je čas, da se vprašamo, kaj lahko storimo, da bomo dobro delo ohranjali, odpravili pomanjkljivosti in težave ter sledili razvoju širšega in ožjega okolja in ta okolja z lastnim razvojnim delom soustvarjali.
Slika: Načrtovanje dejavnosti za razvoj kakovosti
Sprašujemo se:
Kaj narediti, da ohranimo ravnanja, postopke, kjer smo dobri?
Kaj narediti, da se izboljšamo?
Kaj narediti, da negativno, škodljivo ravnanje povsem odpravimo ali ga vsaj kar najbolj zmanjšamo?
Kaj moramo uvesti, izpeljati itn.?
S tem prehajamo v fazo načrtovanja aktivnosti za neko časovno obdobje. Naše razvojne dejavnosti lahko usmerimo v različne smeri, na primer:
Slika: Mogoče aktivnosti za razvoj kakovosti
Pri načrtovanju aktivnosti za razvoj kakovosti je dobro upoštevati priporočila, ki jih navajamo v nadaljevanju.
Aktivnosti naj bodo realne, uresničljive.
Realne, uresničljive aktivnosti so pogoj, da se bomo sploh resno lotili njihovega uresničevanja, in bo dokaj verjetno, da jih bomo dosegli.
Če bomo načrt zelo težko uresničili ali pa ga sploh ne bomo mogli, si že vnaprej določimo, da bomo nezadovoljni s svojim delom, ker dela ne bomo opravili, pri sodelavcih pa bomo izgubili verodostojnost, saj bomo morali pozneje poročati, česa vsega nismo uresničili.
Eno izmed temeljnih načel, ki jih moramo upoštevati pri načrtovanju aktivnosti za razvoj kakovosti, je jasnost, natančnost.
Aktivnost mora biti jasna vsem, ki jih zadeva – tistim, ki jo izpeljujejo, in tistim, ki jim je namenjena.
Vsaka aktivnost mora biti tudi zapisana tako, da lahko preverimo, ali je bila uresničena, in to natančno, ne samo na splošno, z ocenjevanjem, da je verjetno bila izpeljana.
Če bi na primer zapisali, da bomo v nekem obdobju organizirali dodatno usposabljanje, bi bilo to premalo. V načrt je treba natančno zapisati, katero izobraževanje bo organizirano, komu bo namenjeno (vsem učiteljem, učiteljem tujih jezikov itn.) in kdaj bo izpeljano (maja, oktobra itn.).
Aktivnosti naj bodo preverljive, merljive.
Vse aktivnosti morajo biti načrtovane tako, da ob koncu časovnega obdobja vemo, ali smo jih uresničili ali ne – biti morajo preverljive, merljive.
Ne bo dovolj, če bomo zapisali: »Vse leto si bomo prizadevali za ...«. Prizadevnosti ne bomo mogli izmeriti, zato tudi ne bomo vedeli, ali smo bili uspešni ali ne.
Primer:
V neki izobraževalni organizaciji so zapisali: »Pri predmetih, kjer je to mogoče (o tem bodo odločali organizatorji izobraževanja), bomo povabili zunanje sodelavce k izvajanju izobraževanja.«
Tako, kot je bilo zapisano, bi pomenilo, da bodo o tem, ali bo sploh prišlo do povabila, odločali organizatorji izobraževanja. Morda bodo odločili, da sploh ne bo nobenega povabljenega.
Organizaciji smo predlagali drugačen zapis: »Organizatorji izobraževanja bodo naredili pregled po predmetih, pri katerih je mogoče sodelovanje zunanjih izvajalcev praktikov in pregled možnih zunanjih izvajalcev praktikov. Na tem izhodišču bomo v šolskem letu … k sodelovanju povabili najmanj (5, 10?) zunanjih sodelavcev praktikov.«
S tem bi organizacija lahko preverjala, ali je bil narejen pregled po predmetih, ali je bil narejen seznam zunanjih sodelavcev, koliko zunanjih sodelavcev praktikov je sodelovalo.
Zaradi tako zahtevane konkretizacije ta načrt imenujemo »akcijski«; opredeljuje konkretne akcije.
Aktivnosti naj bodo številčno primerne.
Ko razmišljamo o tem, koliko aktivnosti načrtovati, na to ni mogoče natančno odgovoriti, saj je to, kot vse drugo v načrtu, odvisno od zahtevnosti začrtanih aktivnosti in možnosti za izpeljavo dejavnosti.
Pomembno je tudi izhodišče, da akcijski načrt praviloma delamo za krajše obdobje, na primer za eno leto. Premisliti moramo, koliko aktivnosti smo v takem času sposobni izpeljati.
Načelno svetujemo, da si začrtate eno do dve aktivnosti pri posameznem kazalniku; upoštevajte pa tudi izhodišče, da si začrtate manj aktivnosti in te res dobro izpeljete.
Aktivnosti naj bodo sprejemljive za vse, ki jih zadevajo, skupno dogovorjene/sprejete s konsenzom.
Aktivnosti naj bodo sprejemljive za vse, ki jih zadevajo, skupno dogovorjene/sprejete s konsenzom. Lahko si še tako želimo, da bi izpeljali neko aktivnost, a če zanjo ne bodo navdušeni tisti, ki naj bi jo izpeljali, bomo težko dosegli dobre izide. Morebiti bodo nekaj naredili »po dekretu«, a to bo na robu še sprejemljivega in takoj, ko bomo pozabili nadzirati, kaj se dogaja, bo dejavnost zamrla.
Zato je pomemben vidik oblikovanja akcijskega načrta to, da se o posameznih dejavnostih dogovarjamo in jih oblikujemo tako, da pri razmišljanju o tem, kaj bi načrtovali in kako bi posamezno akcijo izpeljali, sodeluje čim več zaposlenih ali vsaj tisti, ki jih lahko imenujemo »razvojno jedro« izobraževalne organizacije.
Aktivnosti naj bodo časovno dosegljive.
Ko načrtujete čas za posamezno akcijo, je dobro analitično razčleniti posamezno aktivnost.
Če na primer načrtujemo pripravo novega učnega gradiva, bi morda tako, na pamet, rekli, da za to potrebujemo tri mesece dela. Če pa se načrtovanja lotimo analitično, bomo ugotovili, da bo najprej treba pridobiti avtorje, počakati, da bodo učno gradivo napisali, potem bomo morebiti o gradivu razpravljali v kakšnem strokovnem krogu, pozneje bo treba gradivo jezikovno pregledati, ga primerno oblikovno urediti, objaviti na primer na spletu. Za vsako od teh faz je treba načrtovati nekaj časa in lahko se izkaže, da bi bilo v našem primeru to premalo.
Opisane akcijske načrte praviloma pripravljamo za krajši čas, na primer za obdobje enega leta. Zakaj ne za več let hkrati? Zato da tistim, ki delajo, in tistim, ki so jim aktivnosti namenjene, omogočimo, da se vzdržuje neka delovna napetost, da je omogočeno vrednotenje dosežkov in tudi zadovoljstvo z opravljenim delom. Če bi imeli načrte za daljša časovna obdobja, bi se lahko zgodilo, da bi motivacija za delo sčasoma upadla, pozabili bi, kaj smo že načrtovali, pa še okoliščine se lahko tako spremenijo, da aktivnosti ne bi bile več aktualne.
Nosilci in sodelujoči pri izpeljavi načrtovanih akcij
Tako kot pri vsaki drugi aktivnosti je tudi pri načrtovanju aktivnosti za razvoj kakovosti temeljnega pomena premislek o tem, kdo bo te aktivnosti izpeljeval in kako bo za to delo usposobljen.
Slika: Opredelitev odgovornosti pri udejanjanju aktivnosti
V nadaljevanju navajamo nekaj priporočil, na kaj je dobro, da smo pozorni, ko načrtujemo to fazo akcijskega načrta za razvoj kakovosti.
Določitev odgovornih za izpeljavo aktivnosti ter motiviranje zaposlenih za sodelovanje pri vpeljavi aktivnosti.
Tako kot pri drugih načrtih je tudi v tem primeru svetujemo, da naj za posamezno aktivnost skrbijo tisti, za katere predvidevamo, da imajo znanje za delo, ki ga je treba opraviti, in da so delo pripravljeni opraviti.
Če so to aktivnosti manjšega obsega in zahtevnosti, lahko za njihovo izpeljavo skrbi le ena oseba, če pa so aktivnosti kompleksnejše, je dobro, da skrbi zanje več oseb. V tem primeru pa svetujemo, da se določi, kdo je vodja take skupine, saj je dobro, da nekdo koordinira delo, skrbi za roke ipd.
V navadi je, da akcijski načrt za razvoj kakovosti pripravlja komisija za kakovost. V izobraževalnih organizacijah, kjer imajo usposobljenega svetovalca za kakovost, ima ta v tem procesu pomembno vlogo. Ni pa smiselno, čeprav se, žal, v praksi pogosto dogaja prav to, da bi komisija za kakovost in svetovalec za kakovost prevzela tudi odgovornost za uresničevanje vseh načrtovanih izboljšav kakovosti.
Pomembna naloga komisije za kakovost in svetovalca za kakovost v tej fazi je, da že pri načrtovanju, še posebno pa pri vpeljevanju izboljšav pritegneta k sodelovanju sodelavce (učitelje, strokovne delavce, administrativno-tehnično osebje, zunanje partnerje idr.).
Upoštevanje značilnosti razvojnega dela pri izboru sodelavcev za uresničevanje akcijskega načrta.
Velja omeniti, da je narava razvojnega dela nekoliko posebna, vpeljevanje izboljšav kakovosti pa ima prav značilnosti razvojnega dela. Zato je priporočljivo, da k sodelovanju pri vpeljevanju novosti povabimo sodelavce, ki poleg tega, da so strokovnjaki za področje, ki ga želimo razvijati, izkazujejo vsaj nekatere od naslednjih značilnosti.
Slika: Značilnosti, potrebne za razvojno delo.
Opredelitev pristojnosti in odgovornosti sodelujočih pri vpeljevanju izboljšav.
Ko izberemo sodelavce, ki bodo sodelovali pri vpeljevanju izboljšav, je pomembno tudi, da jasno opredelimo njihove vloge, pristojnosti in odgovornost.
Zelo pomembno je, da je jasno, kdo o čem odloča, kolikšna je avtonomija posameznika ali skupine, kdo je lahko presojevalec pri posameznih vprašanjih, kako poteka informiranje med sodelavci pri vpeljevanje novosti ipd.
Poleg tega da nam to omogoča nemoteno delo, ni nepomembno tudi upoštevanje psihološke razsežnosti.
Gre za to, da razvojni projekti praviloma nimajo zgleda v praksi, zato se sodelavci ne morejo ravnati po določenem vzorcu.
Če hkrati ne vedo, kaj naj bi počeli, kje lahko dobijo odgovore na vprašanja, se kaj kmalu pojavi občutek, da se spuščajo v nekaj zelo nedorečenega in tveganega, začetna vnema popusti in ni pričakovanih izidov.
Organizacijske oblike za uvajanje novosti.
Ko razmišljamo o organizacijskih oblikah, v katerih bodo delovali sodelavci pri vpeljevanju novosti, ne gre pozabiti na različne organizacijske oblike strokovnega povezovanja, ki v izobraževalni organizaciji že delujejo in jih lahko uporabimo tudi pri vpeljevanju izboljšav kakovosti. To so na primer:
andragoški zbor,
študijske skupine,
strokovni aktivi,
programski učiteljski zbori,
razne komisije.
Lahko pa prav za vpeljevanje izboljšav kakovosti ustanovimo na primer novo:
delovno skupino,
razvojno skupino,
razvojni krožek,
ipd.
Predvideni roki za izpeljavo akcij
Na koncu načrtovanja pa je treba opredeliti tudi časovne mejnike, roke za uresničevanje akcijskega načrta.
Slika: Opredelitev rokov za izvedbo aktivnosti
Pri postavljanju časovnih mejnikov za izpeljavo posamezne aktivnosti je priporočljivo tole:
časovni mejniki naj bodo realni in uresničljivi;
časovno naj bodo zastavljeni tako, da deloma dopuščajo odklone, saj je mogoče računati, da v praktični izvedbi nastanejo zapleti;
usklajeni, tako da se postopki med seboj dopolnjujejo in si sledijo v pravilnem zaporedju.
Spremljanje uresničevanja načrtovanih akcij
Na koncu ima obrazec za pripravo akcijskega načrta še rubriko Izpeljano.
Pri vsakem načrtu, torej tudi tem, je pomembno, da se vsake toliko časa ustavimo in pogledamo, kako poteka njegovo uresničevanje. Za aktivnosti, ki so že končane, zapišemo, da so končane. Tako nam je akcijski načrt nekakšen vodnik pri delu: kaj smo si začrtali, kdo bo za nekaj poskrbel in do kdaj in kaj smo že uresničili in česa še nismo. To še ni prava evalvacija opravljenega dela, tu gre bolj za operativno spremljanje izpeljave načrta.
Slika: Spremljanje uresničevanja načrtovanih aktivnosti
Zbirka pripomočkov
Na Andragoškem centru Slovenije smo vam v pomoč pri pripravi akcijskega načrta za razvoj kakovosti vaše organizacije pripravili pripomoček za oblikovanje akcijskega načrta za razvoj kakovosti. Dokument si lahko shranite na svoj računalnik ter ga dopolnite in oblikujete glede na vaše potrebe.
Predstavljamo vam primer dobre prakse, akcijski načrt CIK Trebnje, kjer je jasno vidna povezava z ugotovitvami iz samoevalvacije, vanj pa so vključene tudi aktivnosti glede izobraževanja na daljavo, katerim so posvečali več pozornosti zaradi epidemije koronavirusne bolezni.
Primer Akcijskega načrta na Ljudski univerzi Velenje.
Preberite si zanimiv opis procesa oblikovanja in vpeljevanja dokumenta akcijskega načrta za razvoj kakovosti izobraževalne organizacije, ki so ga pripravili na Zasavski ljudski univerzi.
Video vsebine
V izobraževalnem videu predstavljamo, zakaj in kako pripravljamo akcijski načrt za razvoj kakovosti.
Razvijanje kakovosti zajema pripravo akcijskega načrta za razvoj kakovosti in vpeljavo izboljšav in predstavlja zadnjo fazo pri izpeljavi kroga kakovosti.
Predstavljeni so praktični napotki in pripomoček za pripravo akcijskega načrta za razvoj kakovosti.
