Uvajanje izboljšav kakovosti in spremljanje

Namen

Ko je akcijski načrt za razvoj kakovosti pripravljen, sledi faza, ki jo vsi tisti, ki imajo izkušnje z razvojnim delom, poznajo kot pomemben trenutek, ko se začne zamisel prelivati v prakso. Šele tedaj se zares začne aplikativno razvojno delo.

Pomembno je vedeti, da zgolj nova zamisel na papirju, pa naj bo še tako izvirna, še ne pomeni razvoja. Razvoj se začne, ko zamisel zaživi svoje življenje v praksi. Pot do tja pa je vse prej kot lahka. A vsak, ki ima izkušnje z razvojnim delom, ve, da se takrat, ko zamisel v praksi zaživi svoje življenje, povrnejo ves trud in vsa vlaganja v razvojno delo.
 
Slika: Uvajanje načrtovanih razvojnih aktivnosti v prakso
 

Opis

Čeprav se morda v tej fazi zazdi, da smo v načrtovanju že vse opravili, je prav vpeljevanje izboljšav najbolj subtilen, pa tudi najbolj tvegan proces, kadar vpeljujemo v prakso določene novosti.

V vseh procesih vpeljevanja se tudi prvič resnično srečamo z novimi subjekti – izvajalci, uporabniki, financerji, naključnimi opazovalci, tekmeci ipd. Vsakdo ima svoje predstave o tem, kaj naj bi novost prinesla, svoje potrebe, zmožnosti. Zaradi teh razlogov se pogosto zdi, da se stvari tako zapletajo, da jih ne bo mogoče izpeljati.

Ko govorimo o vsebini vpeljevanja novosti, je pomembno, da sledimo začrtanim akcijam, kot smo jih navedli v akcijskem načrtu.

Hkrati pa je tudi pomembno razumeti, da je akcijski načrt prožen dokument. Če neke akcije v začetku leta nismo zapisali v načrt, med letom pa se pokaže potreba po njej, se seveda ne bomo togo držali začrtanih akcij, pač pa bomo v akcijski načrt vnesli novo akcijo, po kateri se je pokazala potreba. A ob tem velja opozorilo, da preveliki odmiki od začrtanih dejavnosti, ki smo jih zapisali v akcijski načrt, po navadi tudi niso dobri.

Proces oblikovanja

Spremljanje vpeljevanja izboljšav kakovosti izvajamo zato, da bi ugotovili:
  • ali smo naredili vse, kar bi bilo treba ali kar bi lahko naredili,
  • kakšne izide dosegamo,
  • kaj bistveno vpliva na doseganje izidov,
  • kakšne težave se pojavljajo, kako jih odpravljamo, kako pogoste so in kakšne učinke imajo,
  • kakšna je kakovost vseh faz vpeljevanja izboljšav in kako jo je mogoče izboljšati.
 
 
Slika: Spremljanje uresničevanja aktivnosti za razvoj kakovosti.
 

Pri pristopu, ki ga uporabljamo na področju izobraževanja odraslih, spodbujamo člane komisij za kakovost iz sodelujočih izobraževalnih organizacij, da sproti spremljajo uresničevanje začrtanih akcij in si v akcijski načrt preprosto zapisujejo stanje pri izpeljevanju akcije.
 

Primeri dobre prakse

Preberite si zanimiv opis procesa oblikovanja in uvajanja izboljšav kakovosti izobraževalne organizacije, ki so ga pripravili na Zasavski ljudski univerzi na primeru načrtovanja in uvajanja nove celostne podobe organizacije. Priložili so tudi nekaj primerov končnih gradiv v novi grafični podobi.