Letni načrt kakovosti in letno poročilo o kakovosti

Namen

Pomemben vidik umeščenosti sistema kakovosti v dejavnost izobraževalne organizacije je skrbno načrtovano delo za presojanje in razvijanje kakovosti v nekem časovnem obdobju ter natančno spremljanje, kako se načrtovano delo uresniči.

Kakovost je sicer del strateškega načrtovanja celotne organizacije, razumljivo pa je, da v strateških dokumentih vprašanj kakovosti ne moremo obravnavati podrobno in operativno, to vlogo imajo dokumenti, kot sta:
  • Letni načrt kakovosti in
  • Letno poročilo o kakovosti.
Rečemo lahko, da ta dva dokumenta predstavljata operacionalizacijo zapisanih besedil o kakovosti v srednjeročnih oziroma dolgoročnih razvojnih programih izobraževalne organizacije, kar prikazuje spodnja slika:
 
Priporočamo, da organizacija na podlagi strateških dokumentov vsako leto pripravi podrobnejši Letni načrt kakovosti, v katerem opredeli, kaj natančno v zvezi s kakovostjo bo delala v nekem letu, katere operativne aktivnosti bo izvajala, kaj želi s temi aktivnostmi uresničiti (katere kazalnike želi doseči), pa tudi, do kdaj in kdo naj bi posamezno aktivnost izpeljal.

Letni načrt kakovosti naj bo edini dokument, ki na letni ravni in na ravni celotne organizacije podrobneje opisuje, kaj vse bo organizacija delala za ohranjanje in izboljšanje svoje kakovosti. Naš predlog je, da se tako imenuje letni načrt, ki ga pripravlja komisija za kakovost, če ta zajema vse, kar se naj bi dogajalo v zvezi s kakovostjo v določenem letu na ravni celotne organizacije.

Predlagano ime dokumenta temelji na želji, da bi bilo kratko in uporabno v vsakdanji rabi. Vsekakor pa naj se imenuje tako, kot se imenuje dokument, s katerim poročate o opravljenem delu na področju kakovosti v nekem letu, torej:

Letni načrt kakovosti     -------------------->     Letno poročilo o kakovosti

Enako poimenovanje namreč nedvoumno pokaže na povezanost obeh dokumentov, kar pa je nujno, saj je treba v poročilu poročati o tistem, kar smo načrtovali, ne pa o nečem drugem. Le tako lahko vrednotimo, kako uspešni smo pri načrtnem delu za razvoj kakovosti.
Ob strokovnem prepričanju, da nekega dela ni mogoče dobro opraviti, če ga ne načrtujemo, in če nato ne spremljamo njegovega uresničevanja, je treba omeniti tudi nekatera normativna določila, ki narekujejo določeno ravnanje. Tako Zakon o izobraževanju odraslih (Uradni list RS, št. 6/18) v 34. členu med pristojnostmi direktorja javnega zavoda za izobraževanje odraslih določa, da »je odgovoren za presojanje in razvijanje kakovosti in pripravo letnega poročila o samoevalvaciji javnega zavoda za izobraževanje odraslih«.

Ne zdi se nam smiselno, da bi javni zavod (ali druga organizacija s področja izobraževanja odraslih) imela na letni ravni več poročil o kakovosti (letno poročilo direktorja o samoevalvaciji, letno poročilo Komisije za kakovost itn.), zato predlagamo, da na letni ravni izobraževalna organizacija pripravi eno poročilo, ki pa zajema to, kar določa zakonodaja (poročilo o samoevalvaciji), in še vse druge aktivnosti, ki jih organizacija izpelje v zvezi z razvojem kakovosti.

Po našem predlogu naj se ta dokument imenuje Letno poročilo o kakovosti. Če bi kdo želel, da že naslov natančneje izraža njegovo celostnost in hkrati povezanost z normativnimi določili, predlagamo, da dokumentu dodate še podnaslov, na primer Letno poročilo o samoevalvaciji, spremljanju in drugih procesih presojanja in razvijanja kakovosti izobraževanja odraslih. V takem primeru predlagamo, da podobno ravnate s poimenovanjem letnega načrta:

Letni načrt kakovosti                 -------------------->                Letno poročilo o kakovosti

                                                                    ali

Letni načrt samoevalvacije,                                                         Letno poročilo o samoevalvaciji,
spremljanja in drugih                                                                     spremljanju in drugih
procesov presojanja                  -------------------->                procesov presojanja
in razvijanja
kakovosti                                                                    in razvijanja kakovosti
izobraževanja odraslih                                                                   izobraževanja odraslih


Pri tem pa je treba povedati, da to ni poročilo o samoevalvaciji, ki ga organizacija pripravi po končanem nekajletnem ciklu poglobljene samoevalvacije in vsebuje vsebinske informacije o doseženi ravni kakovosti na izbranih področjih – to poročilo je še vedno interne narave, saj so v njem izidi samoevalvacije, ki so last organizacije. Prej opisano poročilo pa je javne narave, o samoevalvaciji pove to, kaj natančno v zvezi s samoevalvacijo organizacija dela v obdobju, ki ga obravnava poročilo.