Letni načrt kakovosti in letno poročilo o kakovosti

Priporočamo, da organizacija na podlagi strateških dokumentov vsako leto pripravi podrobnejši Letni načrt kakovosti, v katerem opredeli, kaj natančno v zvezi s kakovostjo bo delala v nekem letu, katere operativne aktivnosti bo izvajala, kaj želi s temi aktivnostmi uresničiti (katere kazalnike želi doseči), pa tudi, do kdaj in kdo naj bi posamezno aktivnost izpeljal.

Letni načrt kakovosti naj bo edini dokument, ki na letni ravni in na ravni celotne organizacije podrobneje opisuje, kaj vse bo organizacija delala za ohranjanje in izboljšanje svoje kakovosti. Naš predlog je, da se tako imenuje letni načrt, ki ga pripravlja komisija za kakovost, če ta zajema vse, kar se naj bi dogajalo v zvezi s kakovostjo v določenem letu na ravni celotne organizacije.

Predlagano ime dokumenta temelji na želji, da bi bilo kratko in uporabno v vsakdanji rabi. Vsekakor pa naj se imenuje tako, kot se imenuje dokument, s katerim poročate o opravljenem delu na področju kakovosti v nekem letu, torej:

Letni načrt kakovosti     -------------------->     Letno poročilo o kakovosti

Enako poimenovanje namreč nedvoumno pokaže na povezanost obeh dokumentov, kar pa je nujno, saj je treba v poročilu poročati o tistem, kar smo načrtovali, ne pa o nečem drugem. Le tako lahko vrednotimo, kako uspešni smo pri načrtnem delu za razvoj kakovosti.

Ob strokovnem prepričanju, da nekega dela ni mogoče dobro opraviti, če ga ne načrtujemo, in če nato ne spremljamo njegovega uresničevanja, je treba omeniti tudi nekatera normativna določila, ki narekujejo določeno ravnanje. Tako Zakon o izobraževanju odraslih (Uradni list RS, št. 6/18) v 34. členu med pristojnostmi direktorja javnega zavoda za izobraževanje odraslih določa, da »je odgovoren za presojanje in razvijanje kakovosti in pripravo letnega poročila o samoevalvaciji javnega zavoda za izobraževanje odraslih«.

Ne zdi se nam smiselno, da bi javni zavod (ali druga organizacija s področja izobraževanja odraslih) imela na letni ravni več poročil o kakovosti (letno poročilo direktorja o samoevalvaciji, letno poročilo Komisije za kakovost itn.), zato predlagamo, da na letni ravni izobraževalna organizacija pripravi eno poročilo, ki pa zajema to, kar določa zakonodaja (poročilo o samoevalvaciji), in še vse druge aktivnosti, ki jih organizacija izpelje v zvezi z razvojem kakovosti.

Po našem predlogu naj se ta dokument imenuje Letno poročilo o kakovosti. Če bi kdo želel, da že naslov natančneje izraža njegovo celostnost in hkrati povezanost z normativnimi določili, predlagamo, da dokumentu dodate še podnaslov, na primer Letno poročilo o samoevalvaciji, spremljanju in drugih procesih presojanja in razvijanja kakovosti izobraževanja odraslih. V takem primeru predlagamo, da podobno ravnate s poimenovanjem letnega načrta:

Letni načrt kakovosti                 -------------------->                Letno poročilo o kakovosti

                                                                    ali

Letni načrt samoevalvacije,                                                         Letno poročilo o samoevalvaciji,
spremljanja in drugih                                                                     spremljanju in drugih
procesov presojanja                  -------------------->                procesov presojanja
in razvijanja kakovosti                                                                    in razvijanja kakovosti
izobraževanja odraslih                                                                   izobraževanja odraslih

Pri tem pa je treba povedati, da to ni poročilo o samoevalvaciji, ki ga organizacija pripravi po končanem nekajletnem ciklu poglobljene samoevalvacije in vsebuje vsebinske informacije o doseženi ravni kakovosti na izbranih področjih – to poročilo je še vedno interne narave, saj so v njem izidi samoevalvacije, ki so last organizacije. Prej opisano poročilo pa je javne narave, o samoevalvaciji pove to, kaj natančno v zvezi s samoevalvacijo organizacija dela v obdobju, ki ga obravnava poročilo.

Besedilo naj bo samostojen dokument, ki vsebuje vsaj:

• povzetek Letnega načrta kakovosti, ki se objavi v letnem delovnem načrtu izobraževalne organizacije; tako se bomo izognili dvojnemu delu, predvsem pa bomo zagotovili vsebinsko povezanost med dokumenti;
• temeljne, a konkretne cilje, ki jih na področju kakovosti v obravnavanem obdobju izobraževalna organizacija želi doseči;
• aktivnosti, ki jih bo na področju kakovosti izpeljala v obravnavanem časovnem obdobju za dosego zastavljenih ciljev, pri tem posebej opredeli aktivnosti, ki sodijo med redno spremljanje kakovosti, in posebej aktivnosti v sklopu načrtovane poglobljene samoevalvacije ali drugih metod presojanja in razvijanja kakovosti, če se bodo izpeljevale;
• kazalnike za vsako načrtovano dejavnost, ki bodo konkretizirali, kaj natančno naj bi z dejavnostjo dosegli, kakšen je namen neke dejavnosti – to so tudi orodja, s katerimi bo organizacija pozneje presojala, ali je dosegla načrtovane cilje ali ne;
• kvantificirane kazalnike pri posameznih dejavnostih, kjer je to mogoče in je smiselno;
• roke za izpeljavo načrtovanih aktivnosti;
• odgovorne nosilce za izpeljavo načrtovanih aktivnosti.

Besedilo naj bo samostojen dokument, ki ima enako strukturo besedila kot Letni načrt kakovosti, tako da je mogoča neposredna primerjava, kaj je bilo načrtovanega in kaj se je od tega uresničilo in vsebuje vsaj:

• povzetek Letnega poročila o kakovosti, ki se objavi v letnem poročilu o delu izobraževalne organizacije;
• kratko oceno doseganja temeljnih ciljev, ki jih je izobraževalna organizacija načrtovala na področju kakovosti v obravnavanem obdobju;
• kratek opis aktivnosti, ki jih je izobraževalna organizacija izpeljala v obravnavanem časovnem obdobju na področju kakovosti, pa tudi tistih, ki niso bile načrtovane, a jih je opravila. Opravljeno delo naj predstavi tako, da bo razvidno, kaj sodi med redno spremljanje kakovosti in kaj v sklop poglobljene samoevalvacije ali drugih metod presojanja in razvijanja kakovosti, če so se izvajale;
• oceno uresničevanja zastavljenih kazalnikov za vsako načrtovano dejavnost;
• oceno doseganja kvantificiranih kazalnikov pri posameznih dejavnostih, kjer so bili ti zapisani v načrtu dela.

Priporočamo, da pripravi Letni načrt kakovosti Komisija za kakovost v sodelovanju z vodstvom izobraževalne organizacije. Če ima izobraževalna organizacija tudi svetovalca za kakovost, ta vsebinsko sodeluje pri pripravi dokumenta, nosilka pa ostaja Komisija za kakovost.

Ker priporočamo, da ima Letni načrt kakovosti povzetek, ki se objavi v letnem načrtu dela izobraževalne organizacije, je treba časovno uskladiti pripravo teh dokumentov.

To pomeni, da mora Komisija za kakovost pripraviti Letni načrt kakovosti pred začetkom oblikovanja letnega načrta dela izobraževalne organizacije ali pa vsaj sočasno z njim. Praktično to pomeni, da začne komisija oblikovati ta dokument jeseni, tako da bo pripravljen do meseca, ko se začne priprava letnega delovnega načrta.

Upoštevati pa je treba, da o letnem delovnem načrtu potekajo razprave v kolektivu, sprejme pa ga svet izobraževalne organizacije. V teh procesih lahko nastanejo tudi spremembe načrtov v zvezi s kakovostjo, zato je dolžnost Komisije za kakovost, da po sprejemu letnega delovnega načrta po potrebi z njim uskladi tudi Letni načrt kakovosti. Po tej uskladitvi in ugotovitvi komisije, da je ta dokument tako dokončno oblikovan, postane to usmerjevalni dokument celotne izobraževalne organizacije za delo na področju kakovosti v izbranem letu.

Priporočamo, da se ga interno objavi, da je na voljo vsem zaposlenim in zunanjim sodelavcem.

Priporočamo, da Letno poročilo o kakovosti pripravi Komisija za kakovost v sodelovanju z vodstvom izobraževalne organizacije. Če ima izobraževalna organizacija tudi svetovalca za kakovost, ta vsebinsko sodeluje pri pripravi dokumenta, nosilec pa ostaja Komisija za kakovost.

Ker priporočamo, da ima Letno poročilo o kakovosti povzetek, ki se objavi v letnem poročilu o delu izobraževalne organizacije, je treba časovno uskladiti pripravo teh dokumentov.

To pomeni, da mora komisija za kakovost pripraviti Letno poročilo o kakovosti pred začetkom oblikovanja letnega poročila o delu izobraževalne organizacije ali pa vsaj sočasno z njim, da je mogoče v poročilu o delu izobraževalne organizacije objaviti njegov povzetek.

Če nastanejo v procesih sprejemanja letnega poročila o delu izobraževalne organizacije pomembne spremembe pri oceni o uresničitvi zastavljenih ciljev in načrtov na področju kakovosti, je komisija po sprejemu tega dokumenta dolžna z drugačnimi ocenami uskladiti tudi Letno poročilo o kakovosti.

Tako pripravljeno poročilo je javni dokument in se objavi na spletu izobraževalne organizacije.