Metodo zgledovanja lahko opredelimo kot metodo, ki omogoča učenje in razvoj v lastni izobraževalni organizaciji, z vpogledom v najboljšo prakso delov lastne organizacije ali drugih organizacij in zgledovanjem po njih pri izboljševanju lastne kakovosti.
Gre za proučevanje prakse najboljših organizacij z namenom učenja iz takšne prakse ter njen smiselni prenos in uporaba v lastni organizaciji.
Slika: Zgledovanje
Opis
Zgledovanje je lahko notranje ali zunanje.
Notranje zgledovanje
To je zgledovanje, ki poteka v lastni organizaciji. Med seboj se lahko primerjajo oddelki, področja ipd. Pri notranjem zgledovanju se domneva, da so delovni procesi, ki potekajo v enem delu organizacije, učinkovitejši in bolj kakovostni od delovnih procesov v drugih delih organizacije. Pozitivni učinki: odkrivanje najboljše prakse v lastni organizaciji in prenos te v druge dele organizacije.
Prednosti:
Po navadi nimamo težav pri pridobivanju podatkov in informacij.
Možnost prenašanja dobre prakse v organizaciji – učenje na delovnem mestu.
Spodbuda za zaposlene, da izboljšajo sporazumevanje med oddelki, med deli organizacije in spodbude za skupno odpravljanje težav.
Pomanjkljivosti/ovire:
Omejeno vidno polje (proučujemo samo dobro prakso v organizaciji).
Notranje ovire (zaprtost oddelkov, področij, nezaupanje med sodelavci idr.)
Notranje zgledovanje po zelo decentraliziranih organizacijah je lahko včasih veliko težje kot zgledovanje po zunanjih partnerjih.
Zunanje zgledovanje
Pri zunanjem zgledovanju proučujemo dobro prakso drugih organizacij, jo primerjamo z lastno. Učimo se iz proučevanja dobre prakse drugih organizacij ter jo smiselno vpeljujemo v lastno organizacijo. Zunanje zgledovanje lahko opravimo pri konkurenčnih organizacijah ali pri organizacijah, ki niso naša neposredna konkurenca.
Zunanje zgledovanje pri konkurenčnih organizacijah.
Pri tej vrsti zgledovanja želimo ugotoviti, kako delujejo naši neposredni tekmeci. Z zgledovanjem si pridobimo čim bolj kakovostne informacije o njihovih dosežkih in procesih. Kakovostne informacije o konkurenčnih organizacijah primerjamo s svojimi in na podlagi opravljene analize načrtujemo potrebne izboljšave lastne prakse.
Prednosti:
Primerljivost informacij glede poslovnih izidov, prakse, tehnologije ipd.
Ugotovitev in novega znanja ni težko prilagoditi in prenesti v lastno organizacijo.
S tem ko naletimo na organizacije, ki so že tudi same zbirale podatke z uporabo metode zgledovanja in so te podatke pripravljene izmenjati z nami, prispevamo k nastajanju partnerskih omrežij organizacij, ki uporabljajo to metodo.
Pomanjkljivosti/ovire:
Tradicionalni pogled na tekmece kot tiste, ki jim ne kaže zaupati, ali kot na sovražnike zelo zmanjšuje možnosti za odkrito sporazumevanje v procesu zgledovanja.
Težave lahko nastanejo pri zbiranju podatkov, predvsem kar zadeva ažurnost in zanesljivost teh. Tekmec nam morda ne bo pripravljen dati podatkov o svoji dejavnosti.
Velikokrat nas ovirajo naši strahovi in negativen odnos do organizacije tekmice.
Zunanje zgledovanje pri organizacijah, ki niso naša neposredna konkurenca.
V tem primeru se zgledujemo po organizacijah, ki niso naše neposredne tekmice. Lahko so to vodilne panožne organizacije ali pa najboljše organizacije ne glede na panogo. Cilj t.i. funkcijskega ali generičnega zgledovanja je zgledovanje pri organizaciji, ki ima enake tehnološke in tržne značilnosti. Osredotočimo se na posebne funkcije (npr. procese komuniciranja, razvoj strokovnega osebja). Tako se na primer lahko izobraževalna organizacija primerja s podjetjem. Čeprav je dejavnost, ki jo opravljata obe organizaciji, različna, pa so na primer dobro komuniciranje z uporabniki, delo s strokovnim osebjem, uporaba IKT-tehnologije prenosljivi tudi med raznovrstnimi organizacijami.
Prednosti:
Zasuk v razmišljanju – to je korenita sprememba v načinu, ki ga je organizacija doslej uporabljala za reševanje problemov na izbranem področju.
Visoka verjetnost za odkritje inovativne prakse.
Oblikovanje komunikacijskih poti med strokovnjaki specialisti iz različnih organizacij omogoča razvoj profesionalnih mrež.
Pomanjkljivosti/ovire:
Težave nastajajo pri prenašanju različnih vrst prakse v različno okolje.
Včasih se porabi veliko časa za primerjanje.
Nekaterih informacij in podatkov ni mogoče prenesti.
Proces oblikovanja
Ko smo pri nekom na obisku, posebno če je to organizacija, ki jo poznamo ali pa nam je zelo sorodna, lahko pogovor na obisku kaj hitro zaide na mnoge teme, na teme, ki so morebiti v tistem času aktualne, ipd. Lahko bi se nam zgodilo, da bi se na zgledovalnem obisku veliko pogovarjali in si ogledali veliko stvari, po vrnitvi domov pa bi ugotovili, da nismo izvedeli veliko tistega, kar je bil sicer povod za organizacijo zgledovalnega obiska.
Zato potrebujemo vnaprej pripravljen nabor vprašanj, ki izhajajo iz samoevalvacijskih vprašanj oziroma temeljijo na ciljih samoevalvacije.
Nabor vprašanj lahko pripravimo šele potem, ko vemo, s kom se bomo pogovarjali. Praviloma je to več naborov vprašanj, za vsakega sogovornika posebej, lahko pa vsem postavljamo ista vprašanja, pri čemer pa moramo biti pozorni, da ne bo videti, kot da preverjamo resničnost izjav enega sogovornika pri drugem.
Vprašanja naj bodo odprtega tipa, saj bomo tako imeli največ koristi od zgledovanja. Pripravljeni moramo biti, da bomo znali postavljati tudi podvprašanja, zato je mogoče dobro, če si pripravimo pri posameznih vprašanjih še majhen opomnik z mogočimi podvprašanji.
Pri oblikovanju vprašanj za zgledovalni obisk se moramo zavedati, da pripravljamo vprašanja gostitelju, mi bomo le gostje. Zato naj vprašanja ne bodo vsiljiva, ne sprašujmo podrobnosti, ki bi utegnile biti poslovna skrivnost, ne drezajmo v tisto, kar bi utegnilo biti za gostitelja neprijetno.
Zbirka pripomočkov
Na Andragoškem centru Slovenije smo vam v pomoč pri načrtovanju in izpeljavi metode zgledovanja pripravili pripomočke, si jih lahko shranite na svoj računalnik ter jih dopolnite in oblikujete glede na vaše potrebe.
Na Andragoškem centru Slovenije smo vam v pomoč pri načrtovanju in izpeljavi metode zgledovanja pripravili primere načrtovanja in izpeljave metode zgledovanja.
Pri pregledu letošnjih vlog za Zeleni znak za kakovost, smo opazili primere dobre prakse pri Ljudski univerzi Gornja Radgona, zato smo jih prosili, za njihovo objavo. V priponkih lahko vidite primer dobre prakse, kako se pripraviti, izpeljati in zaključiti zgledovalni obisk v organizaciji.
Knjižna polica / Spletne povezave
Korake pri načrtovanju in izpeljavi metode zgledovanja si lahko preberete v priročniku Metoda zgledovanja pri presojanju in razvijanju kakovosti v izobraževanju odraslih.
V izobraževalnem videu so predstavljene temeljne informacije o zgledovanju – kvalitativni metodi za izpeljavo evalvacije.
Zgledovanje je sistematičen proces proučevanja kakovosti delovanja organizacij, znanih po najboljši praksi, z namenom, da bi izboljšali delovanje svoje organizacije. Zgledovanje omogoča učenje in razvoj.
V videu so predstavljena strokovna priporočila, kako se zgledovanje načrtuje in praktično izpelje. Izvedeli boste tudi, kje najdete praktične pripomočke za uporabo te metode. Predstavljenih je tudi nekaj primerov uporabe metode zgledovanja iz prakse organizacij za izobraževanje odraslih, po katerih se lahko zgledujete tudi sami.
